Datenschutzhinweise für das Kundenportal

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Kundenportal ist:

HygaPlus Management, Inhaber Roni Firat

Albingerstraße 39, 44269 Dortmund

E-Mail: info@hyga-plus.de

Telefon: +49 173 7818989

Für Datenschutzanfragen erreichen Sie uns unter: info@hyga-plus.de

• Bereitstellung eines passwortgeschützten Kundenportals.
• Verwaltung von Kunden, Objekten und Ansprechpartnern.
• Dokumentation und Anzeige von Qualitätsnachweisen.
• Bearbeitung von Reklamationen inklusive hochgeladener Bilder.
• Bearbeitung von Zusatzanfragen.
• Bereitstellung und Freigabe von Dateien, Nachweisen und Dokumenten.
• Versand von E-Mail-Benachrichtigungen zu relevanten Vorgängen.
• Sicherung, Wartung und technische Bereitstellung des Portals.

• Stammdaten wie Kundenname, Kundennummer und Objektzuordnung.
• Kontaktdaten wie Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer von Ansprechpartnern.
• Login- und Benutzerdaten wie Benutzer-ID, Rolle und Portalstatus.
• Objekt- und Auftragsdaten wie Adresse, Reinigungsrhythmus und Notizen.
• Qualitätsnachweise, Statusangaben, Kommentare und Bilddokumentationen.
• Reklamationsdaten, Beschreibungen, Kommentare, Statusverlauf und Bilder.
• Zusatzanfragen inklusive gewünschter Leistung, Beschreibung und optionalen Anhängen.
• Hochgeladene Dokumente, PDFs, Bilder und Dateimetadaten.
• Technische Zugriffsdaten, die für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich sein können.

Die Verarbeitung kann je nach Vorgang auf unterschiedlichen Rechtsgrundlagen beruhen:

• Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen, soweit das Portal zur Kundenbetreuung und Leistungsdokumentation genutzt wird.
• Berechtigte Interessen, insbesondere an transparenter Qualitätssicherung, sicherer Portalbereitstellung und nachvollziehbarer Kommunikation.
• Rechtliche Pflichten, falls Dokumentations- oder Aufbewahrungspflichten einschlägig sind.
• Einwilligung nur dort, wo sie im konkreten Vorgang gesondert eingeholt wird.

Für Betrieb und Kommunikation können folgende Dienstleister eingesetzt werden:

• Supabase: Authentifizierung, Datenbank und Dateispeicher.
• Vercel: Hosting, Deployment und Auslieferung der Webanwendung.
• Google Workspace / Gmail: E-Mail-Versand und Kommunikation.

Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für Portalbetrieb, Kundenbetreuung, Qualitätssicherung, Reklamationsbearbeitung, Dokumentationszwecke oder gesetzliche Pflichten erforderlich sind.

Kunden- und Objektdaten können archiviert werden, damit historische Vorgänge nachvollziehbar bleiben. Lösch- oder Auskunftsanfragen werden intern geprüft und entsprechend den gesetzlichen Anforderungen bearbeitet.

Betroffene Personen können nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte haben:

• Auskunft über verarbeitete personenbezogene Daten.
• Berichtigung unrichtiger Daten.
• Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung.
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen.
• Datenübertragbarkeit, soweit anwendbar.
• Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

Das Portal nutzt passwortgeschützte Zugänge, rollenbasierte Rechte und getrennte Kundendatenbereiche. Verbindungen werden über HTTPS bereitgestellt. Admin-Funktionen sind berechtigten Nutzern vorbehalten.

Die Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen werden dokumentiert und bei Änderungen am Portal aktualisiert.

Bitte richten Sie Datenschutzanfragen an: info@hyga-plus.de